PHỎNG VẤN VỚI NHÀ TUYỂN DỤNG NHƯ THẾ NÀO?

Tiếp theo với bài viết làm thế nào để viết CV một cách hiệu quả, mình tranh thủ viết bài: Phỏng vấn với nhà tuyển dụng như thế nào? Trong khuôn khổ bài viết này, mình dự định nếu ra một số vấn đề liên quan đến nội dung sau:
1. Cách nói chuyện với nhà tuyển dụng khi được giới thiệu như thế nào? (Qua điện thoại) và hẹn xin được phỏng vấn cho vị trí họ đang tuyển dụng
2. Tổng quan 1 quy trình phỏng vấn chiến lược
3. Các loại hình/ cách thức phỏng vấn
4. Một số hướng dẫn (guidelines) for interviewing
5. Nên hỏi nhà tuyển dụng những gì trong quá trình phỏng vấn (What to ask in an interview)
6. Một số câu hỏi thường gặp và các trả lời

1) Nếu bạn được giới thiệu cho một vị trí nào đó, và bạn muốn được ứng tuyển vào vị trí mà bạn mong muốn. Đừng ngần ngại gọi điện trực tiếp cho nhà tuyển dụng và đề đạt mong muốn của mình. Bạn hãy chủ động tích cực trong việc nắm bắt lấy cơ hội nếu bạn thực sự thấy cơ hội đó phù hợp với mình. Phần này khi muốn ứng tuyển vào một vị trí tại Abbott mình đã làm rất tốt. Mình xin được số điện thoại của Giám đốc nhân sự Abbott trực tiếp tuyển dụng cho vị trí này (Khi đó là vị trí tiềm năng cho vị trí Giám đốc tài chính Abbott Việt Nam sau 3 năm đào tạo nữa được Abbott tài trợ tại các cơ sở của Abbott tại nước ngoài). Đối với mình khi đó vị trí này hơi cao hơn so với khả năng của mình vì về mặt học vấn, họ đòi hỏi phải có bằng MBA nước ngoài (nhưng mình chỉ có bằng MA trong nước), và họ đòi hỏi phải có kỹ năng quản lý lãnh đạo, hoặc đã làm lãnh đạo trong ngành nutrition nhưng mình chỉ có kinh nghiệm trong ngành y tế. Tuy nhiên mình đã không ngần ngại gọi điện trực tiếp cho giám đốc nhân sự và xin được ứng tuyển vào vị trí này. Chưa hết, mình còn liên lạc với headhunter và nhờ họ giới thiệu mình vào vị trí này. Sau đó mình tiếp tục liên hệ với một đồng nghiệp cũ của mình đang làm việc tại Abbott với vị trí tương đương Giám đốc tài chính để xin được tư vấn và giới thiệu ứng tuyển. Cuối cùng, chính vì sự nhiệt tình này của mình, họ đã phỏng vấn mình qua 2 vòng: Giám đốc nhân sự tại Việt Nam và Giám đốc nhân sự Châu Á tại Hồng Kong. Tuy nhiên sau đó mình đã không passed, vì kinh nghiệm của mình không phù hợp, nhưng họ đã chuyển CV của mình sang một vị trí phù hợp hơn, đó là System control manager. Có điều mình đã không hài lòng với cách làm việc thiếu chuyên nghiệp của bộ phận này nên đã không đồng ý tiếp tục phỏng vấn sau 2 cuộc phỏng vấn nữa.

Mình kể câu chuyện này để nhấn mạnh, hãy chủ động tích cực trong việc tìm kiếm cơ hội cho mình. Đừng ngồi chờ, đừng đợi người ta trả lời, mà hãy chủ động tạo cho mình cơ hội để tiếp cận mục tiêu. Dưới đây là cách thức bạn tiếp cận với nhà tuyển dụng ngay buổi đầu:
– Khi gọi điện cho nhà tuyển dụng, phải nêu ngay tên của mình và giải thích lý do của cuộc gọi. Lý do của cuộc gọi nên đi kèm theo với yêu cầu và mong muốn của mình theo cách tích cực. Nếu bạn được giới thiệu vì quen biết, hãy nói rõ tên người giới thiệu bạn.
– Hãy yêu cầu một cuộc gặp gỡ trực tiếp để bạn có cơ hội được trao đổi với người phỏng vấn
– Xin thông tin và gửi CV cho họ (nếu họ yêu cầu)

Ví dụ: Thưa chị, tên em là ABC. Qua giới thiệu của anh Vũ Văn B hiện đang làm việc tại phòng Purchasing của công ty, em được biết hiện công ty đang có nhu cầu tuyển dụng cho vị trí kế toán tổng hợp. Hiện tại em đang làm việc với vị trí tương tự tại phòng kế toán công ty XYZ, và rất muốn có cơ hội được ứng tuyển vào vị trí này tại công ty. Vậy chị có thể cho em xin được gặp mặt trao đổi trực tiếp một buổi vào thời gian thuận tiện nhất của chị được không?

Nên nhớ nguyên tắc khi trao đổi với nhà tuyển dụng là SELL

S: Summary your message: Nêu rõ lý do gọi điện đến (Theo ví dụ trên thì là “Qua giới thiệu từ anh B”)
E: Explore their needs: Cần nắm nhu cầu của họ và đưa ra thông tin phù hợp (Theo ví dụ trên thì là cùng vị trí “kế toán tổng hợp”
L: Link your benefits to their needs: Làm sao để kết nối được những ưu điểm, những khả năng của mình, cũng như những lợi ích mà mình có được nếu đáp ứng được yêu cầu của họ
L: Leverage a next contact/appointment: Đề đạt một cuộc hẹn gặp

Nguyên tắc SELL này cũng là nguyên tắc xuyên suốt khi trao đổi với nhà tuyển dụng cả sau này khi tham gia vào phỏng vấn. Đó là luôn phải đưa ra thông tin một cách xúc tích, tìm hiểu nhu cầu của NTD và link với kinh nghiệm của bạn thân mình.

2) Tổng quan 1 quy trình phỏng vấn chiến lược
Trong mục này, mình đi vào 4 nội dung chính hay còn gọi là 4C: Competency (cạnh tranh); Compatibility (Phù hợp); Chemistry (Khả năng hòa hợp- mình chả biết dịch vậy đã sát chưa); và Compensation (Thu nhập). 4 nội dung này sẽ là những nội dung chính mà nhà tuyển dụng chiến lược nào cũng sẽ xoáy vào.Trong phần này, mình sẽ chia ra 2 phần: nhà tuyển dụng muốn gì và ở khía cạnh người đi phỏng vấn, bạn muốn gì để đánh giá cơ hội này có phù hợp hay không? (Phù hợp ở cả 2 góc độ: nhà tuyển dụng thấy bạn có phù hợp không? Và bạn thấy mình có phù hợp không?). Trong quá trình trao đổi với nhà tuyển dụng, cả hai đối tượng và nhà tuyển dụng đều đang muốn thẩm định lại những yếu tố này:

– Competency: Nhà tuyển dụng muốn bạn trả lời cho nghi vấn của họ rằng liệu bạn có thể làm tốt những việc mà họ yêu cầu không? Cái họ muốn là bạn cần phải chứng mình cho họ thấy bằng kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, tính cạnh tranh của bạn so với những ứng viên khác… liệu có phù hợp với vị trí này hay không? Ở góc độ bản thân, bạn cần đánh giá xem liệu bạn có phù hợp với vị trí đó hay không? Công việc phù hợp là mục đích cuối cùng của bạn, vì vậy thông qua trao đổi, hãy đánh giá chính xác khả năng của bạn so với vị trí đang yêu cầu. Bản thân bạn cũng ko muốn làm những việc quá sức với mình, hoặc đối mặt với những áp lực công việc khó có thể giải quyết được nếu không phù hợp
– Compatibility: nhà tuyển dụng muốn đánh giá bạn xem bạn có phù hợp với vị trí họ đang tuyển dụng? Liệu những kinh nghiệm của bạn có liên quan đến những kinh nghiệm họ yêu cầu cho vị trí đó? Bạn có phù hợp với văn hóa của công ty không? Thông thường việc đánh giá sự phù hợp, thích hợp này sẽ được đánh giá bởi các phỏng vấn viên đến từ các phòng ban khác: ví dụ nhân sự, giám đốc bộ phận bạn sẽ làm và tổng giám đốc. Ở khía cạnh bản thân, bạn cũng nên có những đánh giá tương tự cho bản thân mình. Liệu bạn có cảm thấy thích văn hóa làm việc ở đó không? Bạn có muốn làm việc ở một nơi như thế không? Những giá trị mà bạn sẽ có được khi làm ở đó có phù hợp với hệ giá trị mà bạn đang định hướng hay mong muốn không?
– Chemistry: nhà tuyển dụng có thích bạn không? Yêu thích về mặt cá nhân tương đối quan trọng trong công việc. Đôi khi bạn có thể là người qualified nhất trong số các ứng viên về kinh nghiệm và khả năng, nhưng họ thấy rằng bạn không thực sự nhiệt tình, bạn ngại làm thêm giờ (OT), bạn không muốn về muộn,.. họ sẽ không chọn bạn. Ngược lại, bạn cũng tự đánh giá xem bạn có thích những người phỏng vấn không? Về mặt cá nhân, bạn có thực sự thích người sau này sẽ làm sếp bạn và muốn làm việc cho người sếp như vậy không? Liệu bạn có vui khi làm việc với một người như thế không?…
– Compensation: Cả bạn, cả nhà tuyển dụng đều sẽ phải trao đổi với nhau về nội dung này. Bạn có chấp nhận làm công việc như vậy, với mức lương họ đưa ra? Hay họ có chấp nhập trả mức lương như bạn yêu cầu cho vị trí họ đang tuyển dụng. Ở nội dung này, cả 2 phía đều phải match yêu cầu với nhau và tự đánh giá khả năng có đáp ứng được yêu cầu hay không. Mình thường xuyên ko match được mục này với nhà tuyển dụng. Vì hầu như mình đều đòi lương cao quá so với budget của họ 😀. Thế nên phần này sẽ trao đổi kỹ hơn sau nhé, vì nó rất quan trọng để quyết định mức lương họ sẽ offer bạn là bao nhiêu

3) Các loại hình phỏng vấn (Types of interviews)

Có 6 cách phòng vấn như sau:
+ Behavior-based interview: Đây là loại phỏng vấn mà người phỏng vấn (interviewers) thường sẽ đánh giá bạn theo 2 tiêu chí chính: kiến thức, kinh nghiệm nghề nghiệp (về mặt technical) và những kỹ năng công việc (performance skills) để match liệu bạn có phù hợp với yêu cầu công việc hay không?
+ Screening interview: Đây là cách phỏng vấn tương đối hay dùng của nhà tuyển dụng. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá toàn bộ các thông tin bạn cung cấp cho họ trên CV hoặc quan trao đổi. Họ có thể thẩm định thông tin đó bằng nhiều cách, để đánh giá mức độ phù hợp của bạn cho vị trí mà họ tuyển dụng
+ Case interview: Đây là cách phỏng vấn tương đối hiện đại ngày nay. Nhà tuyển dụng sẽ đưa ra tình huống cho bạn, sau đó sẽ yêu cầu bạn đưa cách giải quyết vấn đề. Bạn có thể sẽ bị yêu cầu phân tích tình huống, nhận định vấn đề cốt lõi (identify key business issues) và thảo luận việc bạn dự định làm thế nào để giải quyết tình huống đó
+ The Group (or panel) interview: Đây là cách hiện nay các công ty lớn hay dùng để tuyển dụng nhân tài cho các vị trí tiềm năng. Theo đó, sẽ có nhiều phỏng vấn viên cùng tham gia một lúc và phỏng vấn bạn ở các khía cạnh khác nhau mỗi khi bạn đưa ra những thảo luận trong buổi phỏng vấn và đánh giá xem làm thế nào bạn có thể handle việc trả lời vài người một lúc trong cùng một thời gian
+ Telephone interview: Phỏng vấn quan điện thoại; Phỏng vấn qua điện thoại có thể là một phần của screening interview. Thông qua trao đổi qua điện thoại, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá được tổng quan về bạn trước khi dự định arrange cho bạn một buổi phỏng vấn trực tiếp. Cách phỏng vấn này hay được dùng trong trường hợp ứng viên ở xa so với vị trí nhà tuyển dụng, và họ muốn đánh giá tổng quan trước khi thu xếp 1 buổi pv trực tiếp với ứng viên nếu thấy phù hợp
+ Video interview: Ngày nay rất nhiều các công ty sử dụng hình thức phỏng vấn này, đặc biệt là các tập đoàn đa quốc gia để tiết kiệm chi phí, trong khi vấn theo dõi được cử chỉ, hành động, tác phong của ứng viên.

4) Một số guidelines cho buổi phỏng vấn
+ Chuẩn bị trước khi tham gia phỏng vấn:
– Bạn cần sử dụng các công cụ tìm kiếm để tìm hiểu về công ty mà bạn dự định sẽ tham gia phỏng vấn để có những khái niệm ban đầu về họ: danh tiếng công ty, văn hóa làm việc, lịch sử hình thành, sản phẩm và dịch vụ cung cấp… Và cố gắng hết sức có thể để hiểu công việc yêu cầu cho vị trí mà họ đang tuyển dụng
– Chuẩn bị kỹ để match những khả năng và kinh nghiệm của mình với những yêu cầu của vị trí cũng như công ty mà bạn đang ứng tuyển. Phần này rất quan trọng vì bạn cần phải chủ động trong buổi phỏng vấn sắp tới để thuyết phục họ rằng những kỹ năng, kinh nghiệm của mình phù hợp với yêu cầu của họ
– Xác định chính xác ai sẽ phỏng vấn bạn (vị trí, bộ phận, quyền…) ngay kể cả họ không tiết lộ thì hãy hỏi họ ngay trước buổi phỏng vấn để nắm được cách thức mà các nhà tuyển dụng sẽ hỏi trong quá trình phỏng vấn. Thông thường nhân sự sẽ tập trung vào những câu hỏi để đánh giá tính cách, con người, khả năng đáp ứng, thích nghi,… của bạn. Còn bộ phận chức năng sẽ phỏng vấn bạn về kỹ năng, kinh nghiệm,… liên quan đến công việc mà bạn đang apply vào
– Chuẩn bị những câu hỏi mà nhà tuyển dụng có thể sẽ hỏi bạn, và tập trả lời phỏng vấn trước gương, để đảm bảo bạn trả lời trọng tâm, với một tác phong chuyên nghiệp.
+ Tham gia phỏng vấn:
– Khi tới pv, nhanh chóng nhận diện loại văn hóa công ty (sense of the company) thông qua trang phục, cách bảo mật, ra vào, décor …
– Lập kế hoạch sẽ cấu trúc bao nhiêu thời gian cho buổi phỏng vấn và bao nhiêu thời gian cho việc bạn cần hỏi nhà tuyển dụng
– Cố gắng để hỏi thật chi tiết về vị trí họ đang tuyển dụng trước khi trình bày chi tiết về background của mình
– Lắng nghe câu hỏi một cách thật cẩn thận và trả lời trọng tâm vào câu hỏi
– Đứng trả lời vào câu hỏi liên quan đến lương thưởng trước khi bạn hiểu thật rõ về vị trí mà họ đang tuyển. Cũng đừng đưa ra mức lương hiện tại của mình, trừ khi bạn bị đẩy vào tình huống bắt buộc phải trả lời. Tuy nhiên cố gắng không đưa ra con số cụ thể bởi nếu không bạn sẽ mất đi cơ hội được thỏa thuận lương ở phía sau của buổi pv
– Đưa ra bất kỳ câu hỏi nào mà bạn còn đang thắc mắc về công ty hoặc về vị trí mà bạn đang ứng tuyển
+ Kết thúc buổi phỏng vấn
– Tóm lược buổi phỏng vấn, highlight những vấn đề mà bạn cảm thấy thú vị và bày tỏ sự thích thú của bạn đối với công ty
– Trao đổi xem tiếp sau bước phỏng vấn này sẽ là phỏng vấn với ai? Hoặc gợi ý hỏi xem khi nào họ sẽ có kết quả cho buổi phỏng vấn này?
– Take notes những yêu cầu mà bạn thu thập được tử buổi phỏng vấn để làm kinh nghiệm cho lần sau, cũng như chuẩn bị lần sau tốt hơn
– Gửi thư cho nhà tuyển dụng trong vòng 24h
+ Tầm quan trọng của những giao tiếp không dùng lời nói
– Cách dử dụng tay, cách đánh mắt, miệng cười,… trong quá trình phỏng vấn có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Cần thử diễn đạt trước gương để lựa chọn những cách giao tiếp body language làm sao phù hợp nhất
– Có thể comment một số view bạn nhìn thấy trong cty như hình ảnh gia đình, cây cối, … để giảm bớt sự căng thẳng trong phỏng vấn, tăng thêm tính thân mật và cũng là cách giúp bạn lấy lại tinh thần nhanh chóng trước giai đoạn phỏng vấn tiếp theo
– Chú ý đến đầu tóc, quần áo gọn gang, giày, trang điểm nhẹ nhàng, đeo ít trang sức…
– Hãy thể hiện sự nhiệt tình, lạc quan, tham vọng, thích thú trong quá trình pv. Cố gắng sử dụng eye contact trong quá trình diễn đạt để đạt hiệu quả cao trong quá trình phỏng vấn.